Das Thema ist in aller Munde. Im Rahmen des Wachstumsgesetzes wurden Regeln für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen festgelegt. Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen untereinander elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) annehmen. Die Regelung gilt generell auch für Vereine oder andere Organisationen, wenn es einen Leistungsaustausch z.B. zu anderen Unternehmen gibt. Das Ziel ist u.a. die standardisierte und einfachere Zusammenarbeit von Unternehmen im Rechnungsverkehr.

Die neuen Regelungen gelten für Unternehmen, die Leistungen im Business to Business (B2B) austauschen.

Die wichtigsten Neuerungen

Bei öffentlichen Aufträgen gab es hingegen schon die E-Rechnungen. Alle Leistungen, die für Endkunden erbracht werden, sind davon ausgenommen.

Die elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument mit einem strukturierten Format. Dieses elektronische Format wird ausgestellt, übermittelt und empfangen. Zukünftig gelten Word- oder PDF Dokumente, die via Mail versandt werden, nicht als elektronische Rechnungen. Gemäß EU-Richtlinie ist eine elektronische Rechnung, standardisiert und maschinenlesbar sowie automatisiert weiter verarbeitbar.

Solche Rechnungen werden zukünftig in Formaten, wie ZUGFeRD oder XRechnung versandt. Je nach Format können die Rechnungen teilweise nur mit entsprechenden Programmen gelesen werden. Die Übertragung kann weiterhin als E-Mail mit Anhang erfolgen.

Übergangsfristen

Für die E-Rechnungspflicht gelten einige Ausnahmen z.B. bei Leistungen von Kleinunternehmen (gemäß § 19 UstG). Je nach Größe des Unternehmens, gemessen anhand der Umsätze, gelten Übergangsfristen (siehe Tabelle). Ab 2028 gilt die Regel grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen.